Seznamte se s možnostmi programu v oblasti GDPR.
GDPR je obecné nařízení na ochranu osobních údajů, které je účinné od 25. 5. 2018. V návaznosti na něj jsme do programu Účto 2018 připravili několik informací, pomůcek a doporučených postupů.
1) Ochrana přístupu do programu
Vstup do programu je možné chránit heslem. V případě více uživatelů je možné nastavit přístupová práva, resp. zablokovat některé agendy (/Ostatní /Parametry /Další /Uživatelé).
Podrobný postup s příklady hledejte v infu Hesla a práva.
2) Ochrana výstupů z programu
Jakoukoliv sestavu převedenou do PDF je možné opatřit heslem (k otevření sestavy bude potřeba zadat heslo),
Příklad 1: Při převodu libovolné tiskové sestavy do PDF stiskněte AltF9 a zadejte heslo.
Příklad 2: Fakturu pdf zaheslujte v /Tiskopisy /Faktura /Parametry /Faktura PDF.
Příklad 3: Podrobné výplatní pásky můžete zaheslovat v /Ostatní /Mzdy a zaměstnanci /Ostatní /Parametry /Parametry /Výplatní pásky na řádku „zaheslovat PDF s výplatní páskou (příloha e-mailu)“ zadejte A
a v /Hesla zaměstnanců zadejte u každého zaměstnance domluvené heslo.
3) Provoz programu
Informace o používání programu jednotlivými uživateli najdete v /Ostatní /Speciality /GDPR /Obsluha, provoz programu /Provoz programu.
4) Události GDPR
Jakékoliv události k firmám z adresáře lze zadávat v /Ostatní /Speciality /GDPR /Události pro adresář (nebo /Tiskopisy /Adresář firem /Události), případně stiskem CtrlF7 z adresy a volbou /Události.
Hodí se k evidenci souhlasů se zpracováním osobních údajů, přehledu osobních údajů subjektu včetně seznamu příjemců, evidenci smluv atd.
5) Souhlas se zpracováním osobních údajů
V případě potřeby najdete vzor Souhlasu v /Ostatní /Mzdy a zaměstnanci /Zaměstnanci /Jeden /Pracovní smlouvy. Vzory vyvolejte pomocí AltF2. Souhlas se zpracováním OÚ je na konci seznamu, do svých vzorů ho převezměte klávesou Enter. Vstup je možný i z adresáře firem po stisku ShiftF6 /Jedna adresa /Vzory smluv, AltF2. Souhlas není třeba u personální a mzdové agendy, to je kryto zákonem.
6) Statistika, bezpečnostní incidenty
Pro analýzu bezpečnostních incidentů je připravena statistika v /Ostatní /Speciality /GDPR /Statistika, účtované firmy či /Účtované firmy.
7) Informace o firmě, zaměstnanci
V nabídce /Ostatní /Speciality /GDPR je možné získat informace o záznamech firmy ve financích (/Jedna Firma ve financích) nebo zaměstnanci ve mzdové agendě (/Jeden Zaměstnanec ve mzdách).
8) Nepoužívané adresy
Adresy, které se v daném období nepoužily, lze vyhledat (/Ostatní /Speciality /GDPR /Nepoužívané adresy /1) Označit nepoužívané), případně schovat (/Nepoužívané adresy /2) Schovat označené). V adresáři firem lze adresu schovat klávesou F9, po které bude věta označena znakem „x“. K přepínání mezi /Všechny /Aktivní /Schované využijte ShiftF5.
9) Přenositelné údaje
Účto umožňuje výstup dat do formátu DBF či CSV. Např. v /Adresář firem /Seznam adres stiskněte ShiftF6 /Všechny /Export do .DBF /Export vybraných údajů, ESC a ve složce s účtovanou firmou se vytvoří soubory ADRESY.DBF a ADRESY.CSV, které můžete zpracovat v jiném software.
10) Zálohování dat
Záloha dat je ve vlastním formátu Fandu. Mimo program jsou data nečitelná.